Akhirnya saat yang ditunggu-tunggu tiba, hari ini Senin tanggal 17 Oktober 2016 saya apply Visa Schengen untuk Backpacker Winter Vacation di penghujung tahun 2016 ini :)
Kami memilih untuk apply visa lewat Kedutaan Perancis karena alasan sebagai berikut:
1. Karena dari semua negara di Eropa yang bakal saya kunjungi nanti, kami paling lama akan tinggal di negara Perancis.
2. Karena pesawat yang kami tumpangi nanti mendarat pertama kali di Perancis
Jadi untuk memilih kedutaan mana yang harus kita datangi untuk apply visa Schengen ini bila nanti ada beberapa negara dengan jumlah hari kunjungan yang sama, maka alasan kedua diatas akan menjadi alasan untuk memilih kedutaan yang harus didatangi, tapi karena memang kebetulan rencana kami memenuhi ke 2 alasan diatas, sudah pasti kami harus apply visa Schengen di Kedutaan Perancis.
Sebenarnya kedutaan Perancis ini terletak di Jalan MH Thamrin No 20, Jakarta Pusat (letak pastinya ada di sebelah Sarinah Thamrin), tetapi untuk sejak November 2013, Kedutaan Perancis menunjuk TLScontact sebagai agent yang menerima pengajuan visa. TLScontact sendiri beralamat di Menara Anugrah lantai 3, Jalan Lingkar Mega Kuningan, tepatnya ada di samping kedutaan Thailand.
Untuk apply Visa Schengen ini, dokumen2 yang diperlukan bisa dilihat di website: TLScontact, berikut adalah data2 yang harus dilengkapi:
1. Formulir permohonan Visa Schengen Asli
Sebenarnya ada 2 cara untuk mengisi formulir permohonan visa Schengen, yaitu dengan mengunduh formulir secara manual dengan format pdf, dimana file tersebut walaupun dengan format pdf tapi kita bisa mengisi nya secara digital (file nya bisa diketik di laptop), formulir bisa di unduh di sini ATAU pada saat ketika kita sign up di web TLScontact, kita akan diarahkan pada field2 isian berdasarkan keperluan kita, nanti bila semua field sudah diisi maka formulir yang sudah terisi semua akan otomatis tergenerate dan bisa di download.
2. 2 lembar pas foto terbaru (6 bulan terakhir) ukuran 3,5cm x 4,5cm dengan latar belakang berwarna putih dan komposisi wajah dalam foto harus 80% dari total ukuran foto.
3. Fotocopy tiket pesawat pulang pergi dari Indonesia ke negara Schengen. Dan bila kita berpergian antar negara Schengen menggunakan pesawat, tiketnya bisa juga disertakan sebagai pendukung.
4. Fotocopy polis asuransi perjalanan yang mengcover jumlah hari selama kita berada di negara Schengen. Untuk asuransi perjalanan ini sifatnya wajib, dan untuk keluarga dengan anggota keluarga yang terdiri dari 1 ayah, 1 ibu dan maksimum 2 anak (umur dibawah 19 tahun dan belum menikah). Saya sendiri memilih AXA (bukan promosi nih, saya bukan agen asuransi AXA ya hehehe...) dengan pertimbangan AXA adalah perusahaan asuransi dari Perancis, bisa dibeli secara online jadi gak perlu repot mesti datang ke kantor agent asuransi dan waktu itu saya mendapat potongan diskon 10% (lumayan hehehe...) dengan memasukkan kode promosi b01d748g di web ini http://asuransitravel.indo-trust.com/
5. Itinerary perjalanan selama ada di Schengen yang berisi informasi per tanggal, kota, nama dan alamat tempat tinggal beserta dengan nomor teleponnya.
6. Fotokopi Bukti booking tempat tinggal/menginap selama di negara Schengen, saya sendiri menggunakan Agoda atau Booking.com yang bisa di cancel sesuai dengan ketentuan masing2 hotel yang tercantum dalam web.
7. Surat Referensi Bank dan Fotokopi print buku tabungan selama 3 bulan terakhir yang di legalisir oleh pihak Bank. Account bank ini harus yang aktif, dimana pemasukan utama (misalnya gaji) dan pengeluaran sehari2 dilakukan, nominalnya sih tidak ditentukan, tetapi kalau dengar2 dari travel agent, katanya supaya visa nya lebih mudah disetujui, jumlah rata2 per bulannya adalah Rp 50juta per orang, jadi kalau pergi ber 3 harus rata2 Rp 150juta (gak tau deh besarannya ini benar atau tidak, ini sih hanya dengar2 dari travel agent).
8. Berhubung saya pegawai kantoran, maka saya harus melampirkan Surat Referensi Perusahaan tempat saya bekerja yang setidaknya menampilkan informasi nama, jabatan, nomor paspor, siapa saja nama anggota keluarga (beserta nomor paspornya) yang ikut berpergian dan ditandatangani oleh pejabat perusahaan atau HRD.
9. Fotokopi Slip gaji 3 bulan terakhir, dan apabila slip gaji nya ditulis dengan bahasa Indonesia, maka harus dilampirkan terjemahan dalam bahasa Inggris. Terjemahannya hanya perlu diterjemahkan sendiri, tidak perlu pakai penerjemah tersumpah, formatnya disamain saja dengan slip gaji aslinya.
10. Fotokopi Kartu Keluarga
11. Paspor asli dan Fotokopi yang masa berakhirnya setelah tanggal kepulangan dari negara Schengen masih diatas 6 bulan
12. Paspor lama asli dan Fotokopi (fotokopi cukup yang berisi data diri saja, yang halaman2 belakangnya tidak perlu difotokopi). Kalau paspor lamanya ada banyak, cukup paspor lama yang terakhir saja yang disertakan.
13. Uang Tunai (uang pas) sesuai dengan nominal yang tertera dalam file konfirmasi yang diberikan TLScontact
Untuk si kecil, dokumen lain selain dokumen diatas yang harus dilengkapi adalah:
1. Surat referensi dari sekolah dan Fotokopi kartu pelajar
2. Fotokopi Akta lahir
Perlu diketahui, walaupun perginya 1 keluarga, seluruh dokumen diatas harus dilengkapi oleh masing2 anggota keluarga, bila isinya sama dengan kepala keluarga maka bisa difotokopi tapi bila istri juga bekerja, maka surat referensi dari perusahaan dan slip gaji istri juga perlu dilampirkan. Kalau gak mau repot sih di formulir pengajuan visa istri cukup ditulis perkerjaan istri : Housewife jadi bukti2 keuangan cukup melampirkan bukti keuangan suami.
Nah perjalanan untuk melengkapi dokumen2 tersebut memang tough sih, terutama yang berhubungan dengan itinerary dan data2 keuangan.
Untuk itinerary, kita harus sudah tau mau pergi ke negara mana saja dan berapa malam mau tinggal disana. Berhubung negara2 di Eropa tuh banyak banget dan hampir semuanya menarik untuk dikunjungi, biasanya kita maruk pengen lihat semuanya, kapan lagi coba bisa pergi ke Eropa :) ini sudah sampai disana masa gak pergiin semuanya sih.... tapi hal-hal yang perlu diingat adalah:
1. Berapa lama waktu perjalanan kita di Eropa,
Jangan sampai karena maruk pengen lihat semuanya, ujung2nya jadi gak enjoy dan gak puas lihat eksplor daerah yang kita kunjungi. Kalau saya pribadi sih lebih baik puas dan bener2 enjoy hanya di beberapa tempat dibandingkan pergi ke banyak tempat tapi cuma hinggap doang dan gak tau apa2 tentang kota itu :) kalau saya dan keluarga adalah pencinta kuliner dan sejarah, maka yang sudah pasti ada di agenda saya adalah mencicipi makanan khas daerah tersebut dan mengunjungi landmark2 serta tempat2 yang bersejarah. Tapi ya preferensi masing-masing orang berbeda ya dalam travelling, jadi yang penting enjoy lah, namanya juga lagi liburan hehehe...
2. Biaya Transportasi antar kota/negara
sudah bukan rahasia lagi kalau biaya transportasi di Eropa tuh terkenal amat sangat mahal sekali, maka harus pintar menghitung biaya transportasi antar kota/negara di Eropa. Apalagi kalau Swiss masuk ke dalam itinerary kita, siap2 deh merogoh kocek lebih dalam lagi hehehe....
3. Pindah2 hotel/penginapan yang bakal time consuming
Bayangkan kalau tiap hari kita harus tarik2 koper pindah hotel dan nyari2 alamat hotel, pasti bakal time consuming banget, alhasil nanti waktu untuk mengeksplor tempat tersebut malah jadi berkurang.
Nah, setelah semua persyaratannya lengkap, kita bisa langsung sign-up dan login ke web TLScontact dan buat appointment waktu penyerahan berkas ke kantor TLScontact. Seluruh anggota keluarga yang berumur diatas 11 tahun (umur 11 tahun + 1 hari sudah terhitung diatas 11 tahun) harus hadir waktu penyerahan berkas. Nanti setelah selesai appointment maka kita akan menerima file yang berisi konfirmasi serta besar biaya yang yang harus dibayarkan serta email konfirmasi dari TLScontact, jangan lupa untuk print file konfirmasi tadi dan sekalian dibawa.
Saya dan istri dapat janji jam 8.30, tadinya saya pikir hanya saya saja yang buat janji jam segitu, ternyata untuk setiap 30 menit sepertinya TLScontact menerima sekitar 10an applicant. Saya datang 35 menit lebih awal dari waktu yang ditentukan, dan sempat dibuat kaget, ternyata waktu keluar lift behubung kantor TLScontact baru dibuka jam 8 pagi, banyak banget orang yang berdiri di depan pintu kantor sampai sesak dan sedikit panas (walaupun kondisi kantor ber AC).
Begitu pintu dibuka oleh satpam kantor TLScontact, kita harus melewati body scanner seperti yang ada di bandara2 dan pintu masuk mall, dan ada pengecekan tas. Lalu setelah melewati pemeriksaan satpam, prosedurnya sebagai berikut:
1. Tunjukkan print out konfirmasi appointment yang dikirimkan oleh TLScontact ke petugas
2. Seteleh print out diperiksa, maka petugas akan mengarahkan kita ke arah loket, dimana kita harus memberikan print out konfirmasi appointment tersebut ke petugas di dalam loket untuk diinput.
3. Petugas loket akan memberikan kunci loker untuk menyimpan gadget2 yang kita bawa (tidak boleh membawa telepon genggam atau gadget apapun juga kedalam, dan gadget harus dalam keadaan silent).
4. Nanti kita akan diarahkan menuju ruang tunggu, ternyata TLScontact adalah agent visa untuk negara Perancis dan Swiss, jadi nanti ruang tunggunya dipisahkan, untuk visa Perancis di sebelah kiri sedangkan visa Swiss disebelah kanan.
5. Ruang tunggu berhadap2an dengan bilik2 kecil, dimana nanti petugas di dalam bilik akan memanggil nama kita untuk menyerahkan berkas2 yang sudah disiapkan, saya sarankan sebaiknya duduk di barisan agak depan karena suara petugas yang memanggil nama kita kecil banget karena suasana kantor yang senyap dan berkarpet jadi suara2 di dalam agak teredam. Kan gak lucu kalau sampai kita gak denger waktu nama kita dipanggil bisa2 harus reschedule ulang lagi hehehe....
6. Setelah nama kita dipanggil, petugas akan cek seluruh kelengkapan dokumen yang kita bawa, bila sudah lengkap, kita akan dikasih print out detail biaya.
7. Detail biaya tersebut dibawa ke loket kasir, perlu diingat bahwa kasir hanya menerima uang tunai Rupiah dan tidak menyediakan uang kembalian, maka disarankan untuk bawa uang pas.
8. Setelah proses pembayaran, kita diarahkan ke bilik2 untuk pengambilan data biometrik (foto dan sidik jari).
9. Setelah selesai, tinggal sisa deg-deg an nya deh....katanya saya akan menerima kabar 2 hari setelah hari ini dalam bentuk email, nanti saya harus datang mengambil paspor yang dimasukkan dalam amplop segel. Jadi dalam hal ini TLScontact tidak tahu menahu visa di approved atau tidak, semua keputusan diambil oleh kedutaan Perancis.
Semoga semua berjalan dengan lancar deh... :) Amin....
